Swapcard acquires registration platform, Avolio, after 400% growth in 2020
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CHARTE DE CONFIDENTIALITE SWAPCARD

Date d’entrée en vigueur : 6 Novembre 2020

1. Définition et nature des données à caractère personnel

Lors de votre utilisation de la plateforme accessible depuis le site internet www.swapcard.com et/ou de l’application mobile « Swapcard » (ci-après la « Plateforme »), afin d’utiliser les services de networking vous permettant d’augmenter votre réseau professionnel, nous pouvons être amenés à vous demander de nous communiquer des données à caractère personnel vous concernant.

Nous recueillons également vos données à caractère personnel lorsque vous vous inscrivez directement sur notre Plateforme pour participer à un évènement professionnel ou lorsque l’organisateur d’un évènement souhaite vous faire bénéficier de nos services dans le cadre de l’évènement auquel vous êtes inscrit et nous communique vos coordonnées afin de vous contacter.

Le terme « données à caractère personnel » désigne toutes les données qui permettent d’identifier un individu directement ou indirectement, ce qui correspond notamment à vos noms, prénoms, adresses postales et de courrier électronique, numéros de téléphone, pays d’origine, fuseaux horaires, données relatives à vos transactions sur la Plateforme, numéros de carte bancaire, profils sur les réseaux sociaux, le nom de votre entreprise, photographie, intitulé de poste, domaine d’expertise, le type de personnes que vous souhaitez rencontrer, les thématiques par lesquelles vous êtes intéressé, adresse IP, données de navigation, des données issues des enregistrements des appels avec nos équipes (par exemple : le contenu des appels, leurs dates), ainsi qu’à tout autre renseignement que vous nous communiquerez à votre sujet.

2. Objet de la présente Charte

La présente charte (ci-après la « Charte ») a pour objet de vous informer sur les moyens que nous mettons en œuvre pour collecter et traiter vos données à caractère personnel, dans le respect le plus strict de vos droits. 

3. Identité du responsable de la collecte et du traitement de données

Le responsable de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel est la société Swapcard Corporation, société par actions simplifiées, inscrite au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 790 356 760, dont le siège social est situé 6 rue de Paradis, 75010, Paris (dénommée dans le cadre des présentes : « Nous »).

4. Collecte et traitement des données à caractère personnel

 Vos données à caractère personnel sont collectées et traitées pour répondre à une ou plusieurs des finalités suivantes :

(i) Gérer votre accès aux services accessibles sur la Plateforme et leur utilisation,

(ii) Effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant les contrats, factures, suivis de la relation avec les clients,

(iii) Constituer un fichier de membres inscrits, d’utilisateurs, de clients et prospects,

(iv) Adresser des newsletters, sollicitations et messages promotionnels. Dans le cas où vous ne le souhaiteriez pas, nous vous donnons la faculté d’exprimer votre refus à ce sujet lors de la collecte de vos données;

(v) Adresser des propositions de mise en relation avec d’autres utilisateurs de la Plateforme. Dans le cas où vous ne le souhaiteriez pas, nous vous donnons la faculté d’exprimer votre refus à ce sujet lors de la collecte de vos données;

(vi) Élaborer des statistiques commerciales et de fréquentation de nos services,

(vii) Gérer les avis des personnes sur des produits, services ou contenus,

(viii) Enregistrer vos appels avec nos équipes à des fins de formation et d'amélioration de nos services,

(ix) Gérer les impayés et les contentieux éventuels quant à l’utilisation de nos produits et services,

(x) Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous vous informons, lors de la collecte de vos données personnelles, si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Nous vous indiquons également quelles sont les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse.

Nous vous informons également que nous sommes susceptibles de collecter vos données de manière indirecte soit auprès des organisateurs d’évènements auxquels vous participez et vous autorisant à bénéficier de nos services, soit auprès d’autres utilisateurs de nos services.

A ce titre, vous êtes informés que nous réutilisons vos données à caractère personnel qui sont stockées dans le carnet d’adresses d’un autre utilisateur de nos services et qui nous a expressément autorisé à accéder à son carnet de contacts pour vous mettre en relation ensemble.

5. Destinataires des données collectées et traitées

Le personnel de notre société, les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment) et nos sous-traitants (prestataire d’hébergement, outil d’envoi de newsletters, prestataire de dispositif d'écoute et d'enregistrement des appels téléphoniques, outil de mesure d’audience) auront accès à vos données à caractère personnel. 

Pour les besoins du service de networking, nous communiquerons également vos données à caractère personnel aux organisateurs d’évènements professionnels auxquels vous êtes inscrits et pour lesquels vous avez utilisés les services de la Plateforme. L’organisateur d’évènements pourra les utiliser pour les mêmes finalités et sous les mêmes conditions que celles visées dans la présente Charte. Il reste toutefois seul et uniquement responsable du respect de ses obligations légales et déclaratives dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel qu’il effectue par lui-même, avec ses propres moyens et pour ses seuls besoins. Nous ne sommes responsables que de notre utilisation de vos données à caractère personnel, à l’exclusion de toutes autres utilisations effectuées par l’organisateur d’évènements. 

Peuvent également être destinataires de vos données à caractère personnel les organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.

Nous pouvons transférer vos informations à des prestataires de services, des conseillers, des partenaires transactionnels potentiels ou d'autres tiers dans le cadre de l'examen, de la négociation ou de la réalisation d'une transaction d'entreprise dans laquelle nous sommes acquis par une autre société ou fusionnons avec elle, ou nous vendons, liquidons ou transférons tout ou partie de nos actifs. 

6. Cession des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel ne feront pas l’objet de cessions, locations ou échanges au bénéfice de tiers, à l’exception des organisateurs d’évènements auxquels vous êtes inscrits et auxquels nous communiquons les données vous concernant, en rapport avec leurs évènements.

Nous pouvons générer et partager aux organisateurs d’évènements auxquels vous êtes inscrits des statistiques d'utilisation recueillies entre individus lors d'un événement, de sorte que celui-ci peut calculer le taux d'utilisation de nos services et avoir une compréhension claire de l’interaction de sa communauté. Ces données comprennent à la fois des données d'utilisation génériques anonymisées (nombre d’utilisateurs, nombre moyen de contacts des utilisateurs, pourcentage d’ajout d’utilisateurs, nombre d’utilisateurs actifs par exemple) et des données personnelles en lien avec les évènements organisés par l’organisateur auxquels vous vous êtes inscrits.

7. Durée de conservation des données à caractère personnel

(i) Concernant les données relatives à la gestion de clients et prospects :

Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de notre relation commerciale avec vous. Toutefois, les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, devant être conservées au titre du respect d’une obligation légale, le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur.

Concernant d’éventuelles opérations de prospection à destination des clients, leurs données pourront être conservées pendant un délai de quatre (4) ans à compter de la fin de la relation commerciale.

Les données à caractère personnel relatives à un prospect, non client, pourront être conservées pendant un délai de quatre (4) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

Au terme de ce délai de quatre (4) ans, nous pourrons reprendre contact avec vous pour savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales. 

(ii) Concernant les données des utilisateurs :

Vos données à caractère personnel sont conservées pendant une durée de 3 (trois) ans à compter de votre dernière utilisation de l’application.

(iii) Concernant les données relatives aux cartes bancaires :

Les transactions financières relatives au paiement des achats et des frais via la Plateforme, sont confiées à un prestataire de services de paiement qui en assure le bon déroulement et la sécurité.

Pour les besoins des services, ce prestataire de services de paiement peut être amené à être destinataire de vos données à caractère personnel relatives à vos numéros de cartes bancaires, qu’il recueille et conserve en notre nom et pour notre compte.

Nous n’avons pas accès à ces données.

Pour vous permettre de réaliser régulièrement des achats ou de régler les frais afférents sur la Plateforme, vos données relatives à vos cartes bancaires sont conservées pendant le temps de votre inscription sur la Plateforme et à tout le moins, jusqu’au moment où vous réalisez votre dernière transaction. 

En ayant coché sur la Plateforme la case expressément prévue à cet effet, vous nous donnez votre consentement exprès pour cette conservation.

Les données relatives au cryptogramme visuel ou CVV2, inscrit sur votre carte bancaire, ne sont pas stockées.

Si vous refusez que vos données à caractère personnel relatives à vos numéros de cartes bancaires soient conservées dans les conditions précisées ci-dessus, nous ne conserverons pas ces données au-delà du temps nécessaire pour permettre la réalisation de la transaction. 

En tout état de cause, les données relatives à celles-ci pourront être conservées, pour une finalité de preuve en cas d’éventuelle contestation de la transaction, en archives intermédiaires, pour la durée prévue par l’article L 133-24 du Code monétaire et financier, en l’occurrence treize (13) mois suivant la date de débit. Ce délai peut être étendu à quinze (15) mois afin de prendre en compte la possibilité d’utilisation des cartes de paiement à débit différé. 

(iv) Concernant la gestion des listes d’opposition à recevoir de la prospection :

Les informations permettant de prendre en compte votre droit d’opposition sont conservées au minimum trois (3) ans à compter de l’exercice du droit d’opposition. 

(v) Concernant les statistiques de mesure d’audience :

Les informations stockées dans le terminal des utilisateurs ou tout autre élément utilisé pour identifier les utilisateurs et permettant leur traçabilité ou fréquentation ne seront pas conservées au-delà de treize (13) mois. 

(vi) Concernant les factures : 

Les factures sont conservées pendant une durée de 10 (dix) ans pour nous conformer à nos obligations comptables, en application de l’article L. 123-22 du Code de commerce.

(vii) Concernant les données relatives aux enregistrements des appels :

Les données issues des enregistrements des appels téléphoniques sont conservées pour une durée de 6 mois maximum.

(ix) Concernant la gestion de vos demandes d’exercice de vos droits en application du RGPD : 

Les informations permettant la gestion de vos demandes d’exercice de droits en application du RGPD seront conservées pendant 3 (trois) ans à compter de la demande.

8. Sécurité

Nous prenons toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

A ce titre, nous respectons les mesures de sécurité mises en place par notre prestataire d’hébergement de vos données, la société Amazon, dont les mesures sont accessibles à cette page. 

9. Hébergement

Vos données sont conservées et stockées, pendant toute la durée de leur conservation sur les serveurs de la société Amazon, situés en Irlande dans l’Union européenne.

Vos données ne feront l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union européenne dans le cadre de l’utilisation des services que nous vous proposons. 

10. Base légale du traitement

Nous traitons vos données sur la base des fondements légaux suivants :

·       L’exécution du contrat que vous avez conclu avec nous pour utiliser nos services sur notre Plateforme ;

·       Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité ;

·       Notre intérêt légitime à former nos salariés ;

·       Respecter les obligations légales et réglementaires auxquelles nous pouvons être soumis.

11. Accès rectification, limitation et effacement de vos données à caractère personnel

Vous disposez du droit d’obtenir la communication et, le cas échéant, la rectification ou la suppression des données vous concernant, à travers un accès en ligne à votre dossier. Vous pouvez également vous adresser au point de contact identifié à l’article 17.

Vous pouvez demander la limitation du traitement des données la concernant dans certains cas définis à l’art.18 du RGPD.

Il est enfin rappelé aux personnes dont les données sont collectées sur le fondement de notre intérêt légitime, comme mentionné à l’article « Base légale du traitement », qu’elles peuvent à tout moment s'opposer au traitement des données les concernant. Nous pouvons toutefois être amenés à poursuivre le traitement s’il existe des motifs légitimes pour le traitement qui prévalent sur vos droits et libertés ou si le traitement est nécessaire pour constater, exercer ou défendre nos droits en justice. 

Vous pouvez vous désabonner de nos emails promotionnels via le lien fourni dans les emails. Même si vous choisissez de ne plus recevoir de messages promotionnels de notre part, vous continuerez à recevoir nos messages administratifs.

12. Portabilité de vos données à caractère personnel

Vous disposez d’un droit à la portabilité des données à caractère personnel que vous nous aurez fournies, entendues comme les données que vous avez déclarées activement et consciemment dans le cadre de l’accès et de l’utilisation des services, ainsi que des données générées par votre activité dans le cadre de l’utilisation des services. Nous vous rappelons que ce droit ne porte pas sur les données collectées et traitées sur une autre base légale que le consentement ou l’exécution du contrat nous liant.

Ce droit peut être exercé gratuitement, à tout moment, et notamment lors de la fermeture de votre compte sur la Plateforme, afin de récupérer et de conserver vos données à caractère personnel. 

Dans ce cadre, nous vous adresserons vos données à caractère personnel, par tous moyens jugés utiles, dans un format ouvert standard couramment utilisé et lisible par machine, conformément à l’état de l’art.

13. Introduction d’une réclamation devant une autorité de contrôle

Vous êtes également informés que vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, (la Commission Nationale Informatique et Libertés pour la France), dans l’Etat membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation de vos droits aurait été commise, si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente Charte constitue une violation des textes applicables. 

Ce recours pourra être exercé sans préjudice de tout autre recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle. En effet, vous disposez également d’un droit à un recours administratif ou juridictionnel effectif si vous considérez que traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente Charte constitue une violation des textes applicables.

14. Droit de définir des directives relatives au traitement des données après votre mort

Vous disposez du droit de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre mort. Ces directives peuvent être générales, c’est-à-dire qu’elles portent alors sur l’ensemble des données à caractère personnel qui vous concernent. Elles doivent dans ce cas être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL. Les directives peuvent aussi être spécifiques aux données traitées par notre société. Il convient alors de nous les transmettre aux coordonnées indiquées à l’article 17. Vous pouvez désigner dans vos directives une personne chargée de leur exécution. Celle-ci aura alors qualité, lorsque vous serez décédé(e), pour prendre connaissance desdites directives et nous demander leur mise en œuvre. A défaut de désignation vos héritiers auront qualité pour prendre connaissance de vos directives à votre décès et nous demander leur mise en œuvre. Vous pouvez modifier ou révoquer vos directives à tout moment.

15. Données des mineurs

Nous ne collectons pas, ne conservons pas et ne traitons pas sciemment des informations personnelles d'enfants de moins de 13 ans, et aucune partie de notre service n'est destinée aux enfants. Si vous apprenez qu'un enfant nous a fourni des informations personnelles en violation de la présente politique de confidentialité, vous pouvez nous en informer à l’adresse https://www.swapcard.com/support?entity=attendee.

16. Modifications

Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente Charte, en totalité ou en partie. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle Charte.

Votre utilisation de la Plateforme suite à l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle Charte. A défaut et si cette nouvelle Charte ne vous convient pas, vous ne devrez plus accéder à la Plateforme.

17. Point de contact en matière de données personnelles

Si vous avez des questions concernant nos activités de traitement, ou si vous souhaitez exercer l'un de vos droits, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes :

- adresse de courrier électronique : legal@swapcard.com

- adresse de courrier postal : 6 rue de Paradis – 75010 Paris