Vous participez à un événement ? Téléchargez l'application
Avec
Comment les APIDays ont organisé le premier événement entièrement conforme au RGPD et l'ont utilisé comme un argument compétitif
160
intervenants
3 195
participants
30
sponsors
5 750
connexions

En quoi le RGPD est-il une opportunité pour le sponsoring événementiel ?

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est un règlement de l'Union européenne qui constitue le texte de référence en matière de protection des données à caractère personnel. L'organisateur événementiel collectant les données de ses participants habitant dans l'Union Européenne doit obtenir de prime abord le consentement libre avant toute collecte et utilisation de ces données. Les sponsors tels que IBM font très attention au fait de ne pas sponsoriser des conférences dont les données ne sont pas récupérées de manière conforme au RGPD. Le non-respect du RGPD peut entraîner jusqu'à 20 millions d'euros. Les organisateurs d'événements doivent pouvoir prouver à leurs sponsors qu'ils sont bien conformes au RGPD pour rassurer les sponsors et changer la façon dont ils valorisent leur audience.

Quels sont les 5 principes clés du RGPD ?

Le consentement
Vous devez obtenir le consentement de la part de vos participants résidants dans l’Union Européenne pour collecter et utiliser leurs données, et leur expliquer de manière simple ce que vous en ferez.
Les données privées
Les participants peuvent librement vous demander de supprimer leurs données et d'arrêter de partager ces informations avec de tierces personnes. Ces tierces personnes seront alors obligées de stopper le traitement des données et de les supprimer sur demande.
La sécurité
Toute violation de sécurité et accès aux données devra être communiquée au participant dans un délai de 72h. Vous devez donc utiliser des technologies qui permettent de gérer les données des participants conformément aux normes du secteur.
La transférabilité des données
Les participants peuvent demander à ce que vous lui transfériez leurs données en format numérique afin de les transmettre à un autre gestionnaire de données.
L'accès aux données
Vous devez fournir à vos participants l'accès à leurs données dans les 30 jours et leur expliquer comment vous utilisez leurs données.
Nous avons dû changer notre façon de collecter les consentements de nos participants et garantir la conformité au RGPD à nos sponsors.

Mehdi Medjaoui

Fondateur & président, APIDays
Chez IBM, nous avons décidé de ne plus sponsoriser les conférences qui partagent la liste des participants sans collecter préalablement leur consentement.

Claude Haik

Big Data Analytics, Marketing, Event Manager et référent RGPD, IBM

Quelles étaient les nouvelles obligations des APIDays pour être conforme au RGPD ?

Les données fournies aux sponsors et exposants ont nécessité le consentement libre de chaque participant.
Fournir des données sur les participants aux sponsors et exposants exige le consentement libre et préalable des participants. Dans le cadre du RGPD, le consentement passif ou les cases pré-cochées n'étaient pas autorisés.
Les données utilisées à des fins marketing nécessitent le consentement libre de chaque participant.
Les APIDays n'envoient plus d'emails marketing et promotionnels sur leurs futurs événements s'ils n'ont pas obtenu le consentement libre et préalable de chaque participants.

Les conséquences

Les APIDays ne pouvaient donc plus fournir la liste des participants à leurs sponsors, ni la liste des participants assistants aux ateliers, sans avoir collecté au préalable leur consentement libre et explicite. Les APIDays ont dû créer un nouveau canal de génération de leads pour les sponsors et exposants qui respecte les données privées des participants et répond aux exigences des sponsors quant au RGPD.

Découvrez comment le RGPD impacte les organisateurs d’événements

Quelques chiffres

61%
des participants qui se sont inscrits ont accepté d'être scannés par les exposants.
59
contacts RGPD collectés par exposant (en moyenne).
98
participants inscrits par session (en moyenne).
Nous sommes agréablement surpris de constater que 61% des participants ont accepté de partager leurs données en étant scannés par les exposants. En moyenne, 59 prospects par exposant ont été collectés à travers la plateforme Swapcard.

Mehdi Medjaoui

Fondateur & Président, APIDays Conférences
Nous avons certes réduit le volume de prospects générés, mais nous avons surtout collecté des prospects hautement qualifiés et déjà intéressés, que nos commerciaux ont rencontré et converti sur leur stand. Cela nous a fait gagner du temps et nous a rendu plus productif. La qualité prime sur la quantité.

Claude Haik

Big Data Analytics, Marketing, Event Manager et référent RGPD, IBM

Solutions délivrées

Les participants ont le contrôle sur leurs données et leur utilisation
Les données des participants ne sont partagées avec d'autres participants et exposants qu'après avoir préalablement et explicitement accepté la demande de connexion entre exposant et participant via la plateforme Swapcard.
Synchroniser uniquement les participants qui ont accepté l'opt-in de networking
Avec Swapcard, lors de la synchronisation avec leur outil de ticketing, les organisateurs n'importent dans la plateforme que les participants qui ont accepté d'avoir accès au networking et d'être (in)visible dans la liste des participants.
Un code couleur pour différencier les participants RGPD
Les APIDays ont différencié les participants qui ont accepté que leur badge soit scanné de ceux qui s'y sont opposés, grâce à des tours de cou de couleurs différentes.

Vous voulez rendre votre événement conforme au RGPD ? Parlez-en avec l'un de nos experts.